Newsletter

Zapisz się

Multitasking rujnuje mi życie…

… a najgorsze jest to, że to ja pozwoliłam mu się rozgościć się na dobre w swoim życiu – prywatnym i zawodowym. Nowe technologie, ciągłe życie w biegu, rozpoczynanie wielu zadań na raz, które przerywam, aby szybko odpisać na maila, skomentować czyjś post, lub poprawić prezentację. Adrenalina połączona z prokrastynacją, kiedy widzę koniec wykonywanego zadania! Ciągłe bycie on, ciągłe parcie do przodu. Rozmowy, check-iny, notyfikacje. Ograniczanie snu, hobby, czy książki, która nie jest obowiązkową pozycją w branży. STOP. Proszę mnie wypuścić na najbliższej stacji. Niech ten pociąg jedzie dalej. Ja wysiadam. Multitasking jest dla mnie passe.

Nie chcę pisać rzeczy oczywistych – zakładam, że sporo z nas żyje w ciągłym biegu, wykonując kilka rzeczy na raz, ale niezależnie od liczby wykonywanych czynności – obowiązkowo ze smartfonem w dłoni. Ja tak mam. Jestem non stop „on”. Rzuciłam się w wir pracy wypełnionej na co dzień setką powiadomień, mini projektów, maili i pomysłów, których – zazwyczaj z powodu braku czasu – nie udaje mi się skończyć. A przecież multitasking był całkiem niedawno tak bardzo na topie. Wciąż pamiętam szkolenie zorganizowane w jednej z korporacji, w których miałam przyjemność pracować.

Cały dzień podziel na bloki wypełnione ważnymi i mniej ważnymi zadaniami. Skup się na tym trudniejszym, a jak dojdziesz do punktu krytycznego, w którym poczujesz, że Twój mózg zaczyna się gotować, zrób przerwę zajmując się czymś łatwiejszym. Przecież zawsze możesz wrócić do swojego pierwszego zadania. A jak już się oderwiesz, to w między czasie sprawdź swoją pocztę.

O social media nikt wówczas nie mówił, bo to nie były jeszcze te czasy, kiedy Facebook stał się częścią naszej codzienności. Dopiero teraz, z perspektywy czasu, patrząc na to, jak chaotycznie wygląda u mnie zarządzanie czasem (co???), jestem w stanie z pełną odpowiedzialnością przyznać; multitasking rujnuje mi życie!

Nie chcę go. Chcę być mono! Chcę więcej uwagi poświęcać jednej czynności. Chcę wyeliminować ze swojego życia rozpraszacze! Chcę być offline! Chcę wrócić do czasów, kiedy mogę spokojnie usiąść nad jedną rzeczą i mieć pewność, że ją skończę, bez sprawdzania co chwila pierdół, które nic nie znaczą! Wiem, że to może nie być łatwe. Zmiana może okazać się cięższa, niż pierwotnie zakładałam. Jednak i tak chcę – baa, muszę to zrobić. Muszę na nowo nauczyć się zarządzania czasem. I Ciebie również zachęcam do tego – zróbmy to razem! A co mi tak naprawdę przeszkadza? Narzędzia, które zostały stworzone po to, by życie ułatwiać! 

Rozpraszacz i zło nr 1: Poczta email

Mam na laptopie i smartfonie. Włączone non stop. Nawet pisząc tekst, obok mojego Maca leży telefon, w którym na bieżąco pojawiają się notyfikacje – ping! Nowy mail, ping ping ping! 1o nowych maili. Maile śmieci. Maile od osób, z którymi współpracuję. Newslettery. Zapytania. Propozycje. Informacje. 80% to pewnie rzeczy, na które w ogóle nie musiałabym odpisywać. Sprawdzam jednak wszystko, aby nic nie umknęło.

Rozwiązanie musi być radykalne. Nie wierzę w metodę małych kroków. Zmiana musi się zadziać od razu i pełnej krasie… 

Co zatem zamierzam zmienić?

👉 sprawdzać maila 3 razy dziennie. Zakładam, że ze względu na branżę i moje stanowisko, to działanie może okazać się ryzykowne, ale ze względu na higienę pracy, wiem, że muszę spróbować. Co ciekawe, swego czasu widziałam taki autoresponder – drogi nadawco – maila odbieram 3 razy dziennie w godzinach 8, 12 i 15. Jeśli masz coś pilnego – dzwoń. To mogłoby być nawet ciekawe!

👉 wyłączam powiadomienia o nowych mailach. Co prawda nie wiem co zrobię z pokusą odświeżania skrzynki co chwila. Zastanawiam się, czy w ogóle da się nad tym zapanować? A może po prostu usunąć maila z telefonu? Kusząca perspektywa!

👉 wypisuje się z newseltterów i wszelkiego spamu, który nie daje mi żadnej wartości. To już po części zaczęłam robić. Bye bye Zalando, Tchibo, zooplus, Adidas, Nike i wiele innych ;)

👉 zastanawiam się czy warto mieć jeden inbox do maili prywatnych a osobny do maili biznesowych. Prywatne maile sprawdzać tylko pod wieczór, po pracy, biznesowe – tak jak wyżej – 3 razy dziennie. Do sprawdzenia.

👉 nie odpisywać na rzeczy nieważne, żyć zasadą Johna Biggsa, który w ogóle nie czyta maili, a dziennie kasuje ich ze swojego inboxa około 2 000. John kiedyś mi powiedział, że jak ktoś ma do niego sprawę, to zawsze może go złapać na Twitterze. Spoko!

👉 Get Things Done w wydaniu poczty – jeśli coś możesz zrobić poniżej 2 minut, to zrób to od razu + konkrety!!! Jeśli na wiadomość mogę odpisać szybko, odpiszę, koncentrując się na meritum, bez lania wody i kolowializmów. Jeśli jakaś odpowiedź będzie wymagała jednak nieco więcej czasu – chwycę za telefon!

Nie wiem, czy te powyższe punkty da się w całości zrealizować. Wiem natomiast, że mail przychodzący co chwila (u mnie jest ich ponad 200 dziennie) jest pożywką dla multitaskingu, który niszczy mój dzień. Oklepanemu systemowi mówię zatem stanowczo nie!

Rozpraszacz i zło nr 2: Aplikacje społecznościowe

Paskudna sprawa! Social media są jak nikotyna, darmowy Zbyszko dla chytrej baby z Radomia czy mięsna, świeżo otworzona puszka dla mojego kota – po prostu choćbyś nie wiem jak mocno chciał, nie da się im oprzeć! Zresztą nie ma o czym mówić, sami dobrze wiecie, jak wstrętne są to narzędzia. Biorę się zatem i za nie.

👉 na co dzień usuwam appki z telefonu, ale przy okazji większych wydarzeń czy konferencji – odpalam je na nowo, szczególnie Twittera, na którym zawsze jest u mnie gorąco podczas eventów.

👉 automatyzacja – 2 razy w tygodniu siadam do przygotowywania postów na cały tydzień, planuję i wrzucam. Zakładam, że pierwszy raz do postów na FB siądę w niedzielę wieczorem. Drugi – w środę. Zobaczymy co z tego wyjdzie.

👉 zasada podobna jak przy mailu, ustalam konkretne godziny, kiedy zaglądam w swoje sociale. Nie jestem niewolnikiem tych durnych notyfikacji! Stosuję starą zasadę: czego oczy nie widzą, tego sercu nie żal ;)

Ale multitasking to nie tylko mail i social mediowe rozpraszacze. To również pewien styl pracy i zachowania, które sami sobie narzucamy. Po części pisałam o tym już we wpisie Priorytety, czyli w poszukiwaniu straconego czasu w biznesie, do którego natknęła mnie książka Esencjalista Grega McKeowna. Nie mniej, w dużym skrócie napiszę o tym jeszcze raz.

Multitasking i priorytety? To się nie klei… 

Ustalam najważniejsze zadania, koncentruję się na nich, a potem doprowadzam je do końca! Pamiętając, że:

👉 multitasking jest passe. Monotasking is the king! Ale tylko taki, który jest skoncentrowany na działaniach, które są istotne z punktu widzenia mojego biznesu.

👉 deleguję zadania. Tak po prostu. Dopuszczam się siebie myśl, że są ludzie, którzy pewne rzeczy mogą zrobić równie dobrze jak ja. Właśnie po to mam zespół! Daje pole do popisu innym, a sama… patrz powyżej.

👉 ustalam jeden, najważniejszy cel na cały tydzień, bez zrealizowania którego, mój biznes nie pójdzie do przodu. Cele oraz ich realizacja są najważniejsze! I tak jak napisał Richard Koch w Menadżer 80/20,  jeśli ustawię sobie jeden, najważniejszy cel na tydzień i zrealizuję go zaraz na początku, w poniedziałek, czy wtorek, to do końca tego samego tygodnia nie muszę już pracować. Nie tak wygląda to u mnie teraz.

Zmiana nr 4: Spotkania

Last but not least – spotkania. Wiecie, że potrafiłam jechać przez pół Polski, na 30 minutowe, zapoznawcze spotkanie? Od tego roku już tak nie robie. Zaczęłam spotykać się przynajmniej po etapie wypełnionego briefu albo oferty. I nie uważam, aby cokolwiek na tym straciła. Powiedziałam to już dawno i powtórzę to raz jeszcze – nie rozmawiam z ludźmi, którzy nie szanują mojego czasu. Tak, również w biznesie. Wracając do samych spotkań, tutaj nie będzie wielkiej rewolucji, bo część rzeczy już przeszłam. To co udało mi się wdrożyć:

👉  zamiast spotkań offline, spotkania online – Skype/zoom.in. I działa to świetnie. I da się, nawet z korporacjami czy dużymi brandami.

👉  brak rozbudowanych prezentacji, zamiast tego konkretna agenda przed spotkaniem oraz omówienie problemów w trakcie. Chyba, że jest to oferta ;) Od wakacji całkowicie zmieniłam jej treść, format, wszystko. I zbieram całkiem niezły feedback. Lubię to!

👉  po spotkaniu podsumowanie z wyznaczonymi zadaniami, przypisanymi do odpowiednich osób + wyznaczanie celów. Prosto i na temat. Można się do tego łatwo odnieść, każdy pamięta co ma zrobić, a spotkanie z ustaleniami zamienia się w efektywne.

Podsumowując

Mam solenne postanowienia i silną determinację. Jestem ciekawa zmian i ich rezultatów. Mam ogromną nadzieję na poprawę jakości swojego życia i swojej pracy. Da się. Prawda, że da się?

PS. Jeśli spodobał Ci się wpis, byłoby mi bardzo miło, gdybyś udostępnił go w swoich kanałach social media :) Dziękuję!

Skomentuj

  • Ania

    Jeny, jakbym miała wpisywać na listę zadań kąpiel i czytanie książek, to bym zwariowała.

    Jasne, nie jestem ani rekinem biznesu, ani nie mam willi z basenem i miliona lajków, ale trudno.

    Mam taki zwyczaj z podstawówki – jak najszybciej odrobić lekcje i biec na podwórko. I nie zgłaszać się do wszystkich kółek zainteresowań. Działa jak nie wiem co :)

    Pozdrawiam!

    • Katarzyna Dworzynska

      Ja kąpieli na listę zadań TO DO nie wpisuję, spokojnie ;)

      • Katarzyna Dworzyńska: „to do” oznacza dokładnie to samo co „Lista zadań”.

  • Marcin Piaszczyński

    Trzymam kciuki by udało się wcielić postanowienia w życie :)

    • Katarzyna Dworzynska

      Dzięki!

  • Eliminacja multitaskingu w pracy jest ciężka do realizacji (przynajmniej w moim przypadku). Niemniej już jakiś czas temu pozbyłem się rozpraszaczy które z grubsza można wrzucić do kategorii: social media. W efekcie wszystkie app w stylu FB, Twitter, Snap, itd. mają wyłączoną synchronizację w tle. Pozostał mi jeszcze e-mail do porzucenia którego nie mogę dojrzeć :)
    Ograniczenie spotkań jest doskonałym rozwiązaniem. Od kilku lat organizuje je dopiero w momencie kiedy nie mogą być zastąpione poprzez e-mail, tel lub skype – podobnie jak Ty widzę wyłącznie plusy takiego rozwiązania.

    Reasumując – świetny wpis wprowadzający :) Mam nadzieję, że nie będzie ostatnim w tym temacie!

  • Myślę, że multitasking w klasycznej formie (wiele zadań realizowanych w krótkim czasie) częściej przeszkadza niż pomaga. Po przebrnięciu kilkunastu lektur i wyciągnięciu wniosku z własnych doświadczeń doszedłem do wniosku, że najlepiej u mnie sprawdza się „smart” monotasking – realizowanie kilku zadań, w kolejności, przy ograniczeniu (lub wyrzuceniu na koniec taskingu) wszystkich elementów rozpraszających uwagę (głównie e-mail, media społecznościowe). Przy czym zadania można podzielić ze względu na poziom naszego zainteresowania, porę dnia (ma to duże znaczenie) i ustalić optymalną kolejność. Na razie jakoś się to sprawdza :)

    Wytrwałości w postanowieniach!

  • Pingback: 3 proste zasady, dzięki którym zyskasz więcej czasu i pieniędzy - Dworzynska.com()

  • Pingback: Ile czasu wymaga rozkręcenie bloga i czy da się pisać pracując na etacie? - Dworzynska.com()

Przeczytaj także

Po godzinach 28 - 11 - 2013

Jeszcze jeden rok z życia..


Shares: 0
Event 25 - 11 - 2014

Relacja z konferencji MMA Forum London 2014 – część 1


Shares: 0
Mobile 25 - 03 - 2015

Samsung Gear S – mój pierwszy smartwatch


Shares: 0
Marketing 24 - 11 - 2016

Ile kosztuje założenie bloga?


Shares: 0