Newsletter

Zapisz się

Udana współpraca z agencją PR? Zacznij od dobrej umowy

Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z roli działań PR-owych i ich wpływu na pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa, dlatego coraz większym powodzeniem cieszą się agencje PR-owe i marketingowe. Ich zadaniem jest dbanie o jak najlepszy odbiór Klienta – zarówno w Sieci, jak i przez kanały offline. Kształt współpracy z tego typu partnerami jest w dużej mierze regulowany na podstawie umowy dlatego tak ważne jest, aby była ona rzetelnie skonstruowana i zabezpieczająca interesy obu stron. Dobrze podpisana, a potem egzekwowana umowa, to podstawa udanej współpracy na linii Klient – agencja. Co zatem powinno się w niej znaleźć?

Ustal czas trwania umowy i okres wypowiedzenia

Po pierwsze należy zastanowić się, na jak długo warto ją podpisać. Obecnie coraz częstszą praktyką jest współpraca nawiązywana na trzymiesięczny okres próbny. To dobra droga, ponieważ 90 dni to wystarczający czas, by wstępnie ocenić agencję i sposób jej działania. Możemy sprawdzić czy sposób wykonywania obowiązków przez partnera spełnia nasze oczekiwania (np. w kwestii przepływu informacji) oraz czy cechują go takie przymiotniki jak: profesjonalizm, rzetelność i terminowość. Rzecz jasna w pierwszych tygodniach trudno oczekiwać natychmiastowych, spektakularnych efektów, a zwłaszcza aktywności przekładających się bezpośrednio na sprzedaż. Warto jednak zwrócić uwagę na to jak agencja podeszła do współpracy, jak ją rozpoczęła. Czy przeprowadziła ocenę dotychczasowych działań PR-owych? Analizę otoczenia? Czy przygotowała strategię działania?

Istotne jest również doprecyzowanie zapisów dotyczących rozwiązania współpracy, a więc kwestii związanych z okresem wypowiedzenia umowy. Odpowiednio skonstruowany dokument powinien w równym stopniu, sprawiedliwie chronić interesy obu stron. Standardem jest, że w przypadku rażącego naruszenia jej postanowień (niewykonywanie swoich obowiązków, brak kontaktu, zwlekanie z płatnością) można rozwiązać ją ze skutkiem natychmiastowym, natomiast w pozostałych wypadkach z jedno lub dwumiesięcznym okresem wypowiedzenia.

Sprecyzuj zakres działań

Bardzo istotnym elementem umowy z agencją PR jest dokładne sprecyzowanie zakresu działań. W końcu dobrze wiedzieć za co konkretnie płacimy agencji. Często dzieje się tak, że firma po swojej stronie zostawia część aktywności, w których czuje się dobrze. Z kolei agencje nierzadko dążą do tego, by mieć pod swoją kontrolą wszystko, co jest związane z szeroko pojętym PR-em klienta.

W tym miejscu należy podkreślić, że wiele zależy od komunikatywności i chęci współpracy z obu stron. Jeżeli bowiem firma dzieli się z agencją tylko częścią odpowiedzialności za działania komunikacyjne (na przykład powierza jej e-PR, a prowadzenie działań social media zostawia wewnętrznym pracownikom), to kluczowy jest dobry kontakt pomiędzy stronami. Dobrze wówczas wypracować jeden, wspólny, spójny przekaz marketingowy, który w poszczególnych obszarach będzie się uzupełniał, tworząc efekt synergii. Podział obowiązków, w którym każda ze stron robi to, na czym najlepiej się zna, ma szansę przynieść najwięcej korzyści.

Zakres działań agencji należy jasno określić w umowie szczególnie wówczas, gdy w pełni powierzamy jej tworzenie naszego wizerunku. Nie chcemy przecież, by okazało się, że nasz partner wykracza poza swoje kompetencje (na przykład negocjując współpracę z podmiotami, z którymi nie chcemy wchodzić w kooperację lub przekraczając budżet), a z drugiej strony zabezpieczy nas to przed uchylaniem się agencji od niektórych zadań.

Umów się na cykliczne raporty i podsumowania

Agencje PR często oskarżane są o wykonywanie działań pozorowanych. Nie od dziś wiadomo, że branża PR ma… słaby PR. Agencje bronią się stwierdzeniem, że ich praca przynosi widoczny skutek dopiero w dłuższej perspektywie czasu i trudno jest wiązać poszczególne aktywności z konkretnym skutkiem sprzedażowym.

W takich sytuacjach najważniejsza jest transparentność działań. Jeśli agencja wykonuje swoje obowiązki w sposób należyty, to nie powinna mieć żadnych obiekcji przed cyklicznym raportowaniem osiąganych wyników. Podsumowania te mogą być dostarczane w prostej, skondensowanej formie.

Chodzi tutaj przede wszystkim o to, by Klient miał poczucie, że partner wywiązuje się z postanowień umowy oraz że przeznaczony na działania PR-owe budżet jest w odpowiedni sposób wykorzystywany. W ten sposób buduje się zaufanie między obiema stronami, które jest istotnym elementem długiej, obustronnie korzystnej współpracy.

Zadbaj o prawidłowy przepływ informacji

Czasem zdarza się tak, że agencja wywiązuje się ze swoich obowiązków w sposób odpowiedni, ale klient odczuwa pewien dyskomfort, związany z nieprawidłowym przepływem informacji. Najczęściej dzieje się tak wtedy, gdy nie ma po stronie partnera wyraźnie oznaczonej osoby odpowiedzialnej za kontakt z klientem.

I w tym przypadku wiele zależy od zapisów w umowie. Czasem strony ustalają, że poszczególne działania są konsultowane z pracownikami bezpośrednio je wykonującymi (na przykład kwestie prowadzenia fanpage na Facebooku są omawiane ze Specjalistą ds. Social Media, a tematy na firmowego bloga z Content Managerem). Ale jeśli Klient wyraźnie zaznaczył na początku współpracy, że wolałby konsultować wszystkie sprawy z jedną, wyznaczoną do tego osobą (Account Managerem lub Project Managerem), to warto trzymać się tych ustaleń. Ważne jest, aby w umowie z agencją PR znalazł się zapis kto odpowiada za kontakt (całościowy lub w poszczególnych obszarach działania) zarówno po stronie agencji, jak i Klienta.

Podsumowując

Skonstruowanie dobrej, precyzyjnej umowy z agencją PR-ową to podstawa udanej współpracy. Umieszczenie w niej odpowiednich zapisów da nam poczucie kontroli nad realizowanymi zadaniami oraz wydatkowanym budżetem, a także pewność, że ustalony wcześniej zakres obowiązków będzie realizowany w całości. A mniej nieporozumień na tym polu to zdecydowanie większy komfort współpracy dla obu stron. Warto o niego zadbać.

Artykuł początkowo ukazał się w VIII numerze magazynu Marketing Progress.

Ikona wpisu.

Skomentuj

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Przeczytaj także

Biznes 5 - 05 - 2017

Dobry kurs online? 7 kluczowych elementów, które musisz sprawdzić zanim się zapiszesz


Shares: 0
Mobile 17 - 07 - 2014

Aplikacja mobilna Wyspa Leona. Czy naprawdę jest tak dobrze jak piszą o niej jej twórcy? Analiza case study.


Shares: 0
Mobile 7 - 07 - 2014

5 faktów o social mediach związanych ze śmiercią… brrrr….


Shares: 0
Mobile 23 - 07 - 2014

Endomondo – jak wyłączyć powiadomienia na Facebooku


Shares: 5
Udostępnień