Podczas prowadzenie wielu projektów (w tym oczywiście startupów) trudno wyobrazić sobie pracę bez użycia dedykowanych narzędzi – m.in. przeznaczonych właśnie do pracy zespołowej. Z pomocą przychodzą różnego rodzaju serwisy, a co za tym idzie – aplikacje. W zależności od charakteru projektu, liczebności zespołu, jego specjalizacji, czy po prostu własnych upodobań, możemy dobrać to właściwe dla nas (zespołu) narzędzie.

Autorem tekstu jest Marcin Ukleja.

Szukając odpowiedniego serwisu należy pamiętać, że stanie się on nierozłączną częścią naszego projektu, stąd taka decyzja musi zostać podjęta rozważnie. Poniżej przedstawiam kilka serwisów/aplikacji, którymi warto się zainteresować.

Slack

Serwis, którego używałem i nadal używam przy wielu swoich projektach/startupach. Zdaje egzamin zarówno przy małych, jak i dużych zespołach.

Nie da się ukryć, że jego kluczową funkcją jest komunikacja. Konwersacje (tekstowe) mogą być prowadzone w tzw. kanałach, dzięki czemu jesteśmy w stanie podzielić w sposób logiczny wszystkie wątki pojawiające się w projekcie jak grafika, ux, marketing, konkurencja, itp.

Z łatwością można dołączać różnego rodzaju pliki – nie ma tutaj folderów – są właśnie wyżej wspomniane kanały – i to w większości przypadków powinno okazać się wystarczające, zwłaszcza, że Slack posiada naprawdę wygodną wyszukiwarkę.

To, czego nie znajdziemy w Slacku to przydzielanie zadań, tworzenie harmonogramów, pełne zarządzanie projektami. Tutaj z pomocą mogą przyjść jednak tzw. integracje – dziesiątki opcji na połączenie z innymi używanymi przez nas serwisami. I tak będziemy mogli z łatwością załączać dokumenty z Google Drive lub Dropboxa, otrzymywać powiadomienia o aktywności subskrybentów z MailChimpa, czy też być na bieżąco z zadaniami w Trello.

Z tego serwisu będziemy mogli skorzystać zarówno poprzez przeglądarkę, jaki przez aplikację – desktopową lub mobilną.

Slack sporą cześć funkcji oferuje za darmo, a dla heavy-userów posiada przystępne płatne plany miesięczne.

Trello

Kolejny serwis, którego używam na co dzień. Doskonały do tworzenia różnego rodzaju list – niezależnie czy są to zadania, czy zwykłe notatki.

Trello opiera się na metodzie Kanban – do dyspozycji mamy Tablice (Boards), Listy (Lists) i Karty (Cards). Do poszczególnych kart możemy dodawać takie informacje jak etykiety, daty wykonania, komentarze, osoby, a nawet dołączać pliki. Pozwala to na naprawdę dużą dowolność i elastyczność.

Godna polecenia jest sama apka mobilna, która posiada wszelkie funkcje serwisu i może w pełni zastąpić jej webowy odpowiednik.

Trello – podobnie jak inne tego typu serwisy – jest darmowy, ale posiada też dodatkowe funkcje ramach miesięcznych płatnych planów.

Basecamp

Basecamp to jeden z pierwszych serwisów w tej kategorii. Posiada dość funkcjonalną strukturę: Dyskusje, Zadania, Pliki, Dokumenty Tekstowe, Daty/Wydarzenia.

Moduł dyskusji nie jest zbyt odkrywczy, ale dla wielu może okazać się wystarczający. Zadania są przydatne i często w ich ramach można spodziewać się oddzielnych dyskusji. Zarządzanie plikami ogranicza się do nadawania im etykiet i podobnie jak inne moduły serwisu – mogą być dowolnie komentowane. Dokumenty Tekstowe są bardzo przydatne – to nic innego jak notatki z podstawowymi funkcjami formatowania – w wielu przypadkach z pewnością jest to najlepsza opcja udostępnienie krótkich informacji. Do dyspozycji mamy też Daty, dzięki którym w łatwy sposób nadamy harmonogram naszym projektom.

Basecamp nie oferuje odkrywczych rozwiązań, ale dla wielu może się to okazać największą zaletą. Wadą (w stosunku do konkurencji) jest cena – plany zaczynają się od $20 miesięcznie.

HipChat

Jest to serwis najbardziej zbliżony do Slacka – posiada analogiczne funkcje: konwersacje prowadzimy w oddzielnych wątkach (tu tzw. Rooms), możemy dołączać pliki, mamy do dyspozycji integracje z innym serwisami, dobrze opracowaną apkę mobilną.

W wielu przypadkach o ostatecznym wyborze (między HipChatem a Slackiem) może zdecydować upodobanie estetyczne lub cena – HipChat jest tańszy w przypadku planów “premium”. Warto wspomnieć, że płatny plan oferuje także rozmowy wideo i udostępnianie ekranu – czego na chwilę obecną nie posiada Slack.

Asana

Asana przedstawia jeszcze inne podejście niż wyżej wymienione serwisy. Wydaje się być adresowana do liczniejszych zespołów (10+) i właśnie z takimi zespołami można dostrzec jej potencjał.

W dużej mierze opiera się Projektach składających się z Zadań. Zadania można wygodnie grupować, wyznaczać daty wykonania, przydzielać do nich osoby, dołączać pliki i oczywiście komentować. Do dyspozycji są też Tagi, które mogą znacząco pomóc w organizacji.

Mimo, że Asana posiada dość logiczną strukturę, to wydaje się być relatywnie skomplikowanym narzędziem, co nie oznacza, że gorszym – wiele projektów może wymagać właśnie takiego podejścia.

Bez opłat można korzystać z Asany posiadając zespół liczący maksymalnie 15 osób.

Dodatkowe narzędzia

Poza wspomnianymi serwisami wspomagającymi pracę zespołową, do dyspozycji mamy oczywiście jeszcze wiele innych. Zazwyczaj nie tak rozbudowanych, ale z pewnością godnych uwagi.

Myśląc o pracy zespołowej bez wątpienia przydatne okażą się rozwiązania do zarządzania plikami w chmurze jak Google Drive, Dropbox, czy Creative Cloud.

Komunikację wesprze Hangout, Skype lub FaceTime.

Ciekawym i czasami efektywnym rozwiązaniem jest założenie zamkniętej grupy na Facebooku – brzmi mało profesjonalnie, ale w małych zespołach może okazać się wystarczające.

Przy wyborze odpowiedniego narzędzia wspomagającego pracę zespołową należy pamiętać, że będziecie na nim polegać każdego dnia. Takie narzędzie ma pomóc w realizacji Waszych pomysłów i nie powinno zdominować swym skomplikowaniem codziennej pracy. Najlepiej, aby korzystanie z niego stało się naturalne, proste, bezproblemowe, a być może całkowicie niezauważalne. I tego Wam wszystkim życzę!

Marcin Ukleja. Architekt z zawodu. Posiadając solidne przygotowanie projektowe i będąc certyfikowanym project managerem, ostatnio rozpoczął swoją przygodę z User Experience, co wydaje się naturalnym rozwinięciem jego doświadczenia i pasji.
Obecnie pracuje nad swoimi własnymi projektami i inicjatywami w różnych dziedzinach, takich jak edukacja, rozrywka, sieci społecznościowe. Aktualnie jego priorytetem jest VYBE Map – serwis geospołecznościowy, który ma umożliwić każdemu zobaczenie w czasie rzeczywistym klimatu, nastroju i aury miejsc nas otaczających.