Albo inaczej – po czym poznać, że lepiej w ogóle nie rozpoczynać współpracy z tym klientem, bo będzie ciężko z otrzymaniem pieniędzy za wystawioną fakturę? Pomysł na taki wpis pojawił się u mnie wczoraj, a to za sprawą postu pewnego kolegi z branży, który pisał o tym, że już zbyt długo czeka na zapłatę faktury za projekt, w który bardzo mocno się zaangażował (poświęcone 200 godzin w miesiącu). Postanowiłam podrążyć temat i podpytać znajomych freelancerów i osoby prowadzące mniejsze firmy, czy zdarzyło im się nie otrzymać płatności za ich pracę. Zdziwienia nie było, wszystko odpowiedzieli twierdząco.

Niestety i ja miałam już okazję przekonać się jak to jest. W zeszłym roku prowadziłam projekt dla jednego z klientów. Projekt zakładał m.in. przygotowanie treści dla dwóch serwisów internetowych. Po stronie agencji były takie działania jak stworzenie tekstów, opisy produktów etc. Niby nic wielkiego, ale do tego doszły zewnętrzne działania content marketingowe oraz kilka próśb od strony klienta o przejrzenie i uwagi do jego folderów reklamowych i ulotek. Małe zadanie rosło z dnia na dzień. Oczywiście w terminie dostarczyliśmy klientowi wszystkie wymagane przez niego materiały. Klient je odebrał i zaakceptował. Po wykonanej pracy wystawiliśmy fakturę VAT. I wtedy zaczęły się problemy. Klient najpierw chciał ponownie otrzymać dokładny raport z działań, potem poprosił o ponowne przesłanie faktury, potem chciał otrzymać raport z działań w nieco innej formie, potem tłumaczył się problemami z dofinansowaniem z Unii, potem prosił o chwilę cierpliwości, potem znowu o fakturę, a potem przestał się odzywać :) To tak w dużym skrócie. Żałuję bardzo, że w ogóle podjęłam się współpracy z tym klientem, ale mądry Polak po szkodzie. Sprawa obecnie została skierowana do sądu, ale zanim uda się cokolwiek wyegzekwować pewnie miną wieki. Najgorsze w tym wszystkim jest to, że klient jest bardzo mocno powiązany z jedną ze spółek, które działają na rynku mobile. Spółka ta to odrębny podmiot, z którym także przez chwilę współpracowałam. Większych problemów z płatnościami nie było, chociaż zdarzały się przestoje, ale z racji powiązań z niepłacącym klientem niesmak pozostał.

Anyway. Ta sytuacja nauczyła mnie kilku rzeczy, m.in. tego, aby zawsze słuchać swojej intuicji i… męża, któremu od początku nie podobały się pewne aspekty tej współpracy. Ale.. wracając do meritum. Podpytałam kilka osób z branży i wspólnie staraliśmy się ustalić jak i czy można ustrzec się przed klientami, którzy nie płacą faktur. Sprawa nie jest taka prosta, ponieważ nawet najlepiej zapowiadająca się współpraca może okazać się niewypałem, a my zostaniemy z podatkiem i VATem do zapłacenia. To jak to w końcu jest? Można jakoś „poprzypuszczać”, że dana firma nie zapłaci? I co zrobić, jak okaże się, że kasy z tej współpracy już raczej nie zobaczymy?

1.Krętactwa na początku współpracy

Miałam jakiś czas temu takiego klienta, który bardzo chciał, abym pomogła mu wypromować pewną mobilną aplikację. Świetna sprawa, tym bardziej, że aplikacja bardzo przypadła mi do gustu i czułam, że to będzie jeden z moich ciekawszych projektów. I kiedy wszystko zostało już ustalone co do zakresu współpracy i kosztów, przyszło do podpisania umowy. I tu pojawił się problem. Klient odesłał mi umowę, ale dziwnym trafem skasował podmiot, na który umowa to miała zostać podpisana, zostawiając tylko dane mojej firmy. Niestety moje prośby o wyjaśnienie tej kwestii pozostały bez odpowiedzi. Co ciekawe, w między czasie odbywały się targi, na które miałam pojechać z klientem jako reprezentantka jego firmy. Jako, że nie było umowy a wszelkie próby wyjaśnień niestety nie były udane, ostatecznie nie pojechałam na targi z klientem. Po nich kontakt z nim się urwał a do współpracy ostatecznie nie doszło. Wniosek na przyszłość? Jeśli klient od początku nie jest z Tobą szczery, kręci oraz unika odpowiedzi związanych z formalnymi kwestiami – możesz przypuszczać, że będzie z nim ciężko. Czy warto w takiej sytuacji poświęcać swój czas i pieniądze? Każdy odpowiada za siebie :)

2. Brak zainteresowania projektem

Wszystko jest super, umowa podpisana, zaczynacie współpracę. Klient podsyła Ci materiały, akceptuje strategię działania. Po czym milknie i nie odzywa się już do końca miesiąca, pomimo licznych prób kontaktu z Twojej strony. Uważaj, to nie wróży dobrze.

Jeśli na pierwszym etapie współpracy widać zdecydowany brak zaangażowania po stronie klienta, np. nie odpisywanie na maile, brak możliwości rozmowy o ustalonej porze to znaczy, że w procesie negocjacji coś było nie tak. Ja do takiej współpracy podchodziłbym bardzo ostrożnie – powiedział mi jeden z moich rozmówców, który wolał pozostać anonimowy.

3. Odchodzą pracownicy a Ty dostajesz zakaz kontaktowania się z nimi

Miałam taką sytuację i to było mega dziwne. Umowa została podpisana, osoba kontaktowa od strony Klienta wyznaczona. Projekt szedł dynamicznie. Nagle zadzwoniła do mnie inna osoba, z jednej ze spółek z portfela Klienta i kategorycznie zakazała kontaktowania się z osobą, z którą pracowałam od początku :) Co więcej – nikt nowy nie został przydzielony, a CEO zapadł się pod ziemię. Dopiero po pewnym czasie udało mi się z nim skontaktować, ale nie otrzymałam od niego żadnych konkretnych informacji. Projekt stał w miejscu, zero informacji. Kiedy przyszło do zapłacenia za tę część projektu, która została po naszej stronie zrealizowana – po stronie klienta krętactwa, a potem cisza. Wniosek – jeśli w spółce dzieją się jakieś dziwne rzeczy, których nikt nie jest w stanie ci wytłumaczyć a projekt nagle pozostaje bez opiekuna – uważaj. Możesz zostać bez kasy za wykonane działania.

4. Prezesem jest „podstawiona” osoba

Jeśli umowę dogadujesz z jedną osobą, a potem w faktycznej, papierowej wersji masz wpisane nazwisko Prezesa, o którym nigdy wcześniej nikt nie wspomniał – zachowaj ostrożność. I znów sytuacja, z którą się zetknęłam. Na całe szczęście po szybkim researchu okazało się, że osoba ta jest Prezesem także kilku innych Spółek, niektórych w stanie upadłości, które są rozsiane po całej Polsce. Nie trudno się domyślić, że w przypadku egzekwowania płatności za fakturę mógłby być problem. I był! Oszczędzę Wam szczegółów. Taka „podstawiona” osoba to niezły szwindel i trzeba na to uważać.

5. Coraz rzadsze kontakty

Początkowo współpraca układała się jak należy, Klient był responsywny, angażował się w projekt, ale z dnia na dzień jego zainteresowanie było coraz mniejsze? Uważaj. Oczywiście, nie chcę demonizować, bo sama nie raz byłam tak mocno pochłonięta projektami, że nie odpisywałam wszystkim na maile od razu, ale jeśli sytuacja się przeciąga, klient nie ostrzegł Cię wcześniej, że może mieć tymczasowe problemy z responsywnością, tylko po prostu zamilkł z dnia na dzień – włącz czerwone światło. Jeśli sytuacja przeciąga się do kilku tygodniu, klient nie wysyła Ci żadnych maili i nie oddzwania na Twoje telefony – możesz przypuszczać, że na maila z fakturą też nie odpowie. Chyba, że tak się umawialiście – wszystko jest po Twojej stronie a kontakt z klientem masz sporadyczny, bo takie są reguły w Twojej branży. To jest oczywiście ok. Każda osoba sama musi wyczuć, kiedy zaczyna się problem. Nie ma złotego środka.

6. Kiepski management

Podpisujesz umowę, wszystko jest w porządku, ale nagle okazuje się, że klient przesuwa launch projektu z jakiegoś błahego powodu. Raz, drugi, kolejny. W między czasie ma mnóstwo pomysłów na nowe udogodnienia, nowe funkcje w produkcie, który wytwarza, nową strategię komunikacji, nowe hasło reklamowe i tak w koło Macieju. Ty cały czas jesteś przy kliencie. Znosisz cierpliwie jego niezdecydowanie, uwagi, chociaż widzisz, że raczej kiepsko zarządza produktem (czy usługą). Finalnie może nie dojść do launchu produktu, a Ty, razem z klientem, zostaniesz z ręką w nocniku i niezapłaconą fakturą. Bądź czujny i jeśli widzisz, że projekt zmierza donikąd, a klient nie chce słuchać Twoich rad, i sam nie podejmuje żadnej decyzji, może lepiej… zmienić klienta ;)

7. Startup bez polotu, klient bez budżetu

Ta sytuacja jest szczególnie trudna. Jeśli zgłasza się do nas klient, który pracuje nad – umówmy się – średniej jakości projektem, który już od początku budzi nasze wątpliwości (np. kolejna odsłona naszej – klasy ;) lub świetna aplikacja do skanowania QR kodów) to wyjścia są dwa: pomóc klientowi i robić wszystko, żeby promocja się udała i trafiła do określonej grupy docelowej, albo po prostu nie rozpoczynać współpracy. Z doświadczenia wiem, że bardzo trudno pracuje się nad projektem, w którego powodzenie się nie wierzy :( Tak miałam bardzo często pracując w korporacji. Przykaz z góry i nie ma bata, czy projekt się podoba czy nie – trzeba działać. Teraz jestem w nieco lepszej sytuacji i po prostu grzecznie odmawiam klientom, którzy mają pomysły na różne, dziwne, mało logiczne rzeczy, które nijak nie mają szans na odnalezienie się na polskim rynku. Oczywiście, nie jestem alfą i omegą i nie znam się na wszystkim, ale doświadczenie mam i mniej więcej mogę przypuszczać co się sprawdzi a co nie. Do czego zmierzam – jeśli projekt nie wypali, zostaniecie z niczym. Trzeba na to uważać.

Podsumowując

Jasne, że klient, który do tej pory płacił, nagle może przestać i nijak się przed tym nie uchronimy, ale są też sytuację, na podstawie których możemy przypuszczać, że z tym klientem mogą (nie muszą) być w przyszłości problemy.

Czy jest zatem jakiś sposób na to, aby się ustrzec przed przykrymi sytuacjami? Gwarancji 100% nie ma, ale…

Szczerze to nie znam złotego środka. Po prostu staram się dobierać właściwych partnerów, w trakcie pierwszych dwóch miesięcy wystawiać faktury pro forma i wierzyć w to, że trafiam na rzetelne firmy, które płacą za to co kupiły. – powiedział mi mój drugi, również anonimowy rozmówca.

Co można zatem zrobić? Podpytać znajomych z tej samej branży, tzn. z branży klienta. Jeśli klient działa np. w branży mobilnej i jest deweloperem aplikacji mobilnych można sprawdzić go na kilka sposób: podpytać klientów, dla których tworzył aplikacje (a nuż okaże się, że np. nasz znajomy zamawiał w tej firmie appkę) albo innych deweloperów. Czasami zdarza się, że ktoś, kto chce stworzyć aplikacje, współpracuje po drodze z kilkoma deweloperami i finalnie ma doświadczenie i informacje, którymi może się z nami podzielić. Sama miałam raz taką sytuację. Traf chciał, że znajmy tworzył appkę u jednego dewelopera, ale był bardzo niezadowolony z tej współpracy. Zrobił się niezły sajgon i finalnie sprawa trafiła do sądu. Nie wiem czy chciałabym współpracować z klientem, którzy nie szanuje swoich klientów, albo wręcz ich oszukuje.

A co zrobić, jeśli już trafimy na klienta, który nie płaci? O tym też kiedyś napiszę :)

A Wy? Macie jakieś doświadczenia w temacie niepłacących Klientów? Wiecie jak ich rozpoznać? :D