Kiedy po raz kolejny wyszłam z pracy o godzinie, o której większość osób szuka pidżamy, moja frustracja sięgnęła zenitu. Nie chodzi absolutnie o to, że nie lubię tego co robię. Nie, świetnie odnajduję się w swojej pracy. Problem polega na tym, że swego czasu nasłuchałam się farmazonów typu: jeśli praca jest Twoją pasją, to tak jakbyś nie pracowała wcale, czy – o zgrozo – praca na etacie Cię ogranicza, a mając własną firmę, jesteś panem, a w moim przypadku – panią swojego losu. Co za bullshit. Pracować 24h przez 7 dni w tygodniu można. Można się też oszukiwać, że jak coś lubi się robić, to tak jakby się nie pracowało. Można wszystko. Tylko po co? Wszystkiemu winne są priorytety.
Postanowiłam to zmienić. Postanowiłam zawalczyć o work – life balance w swoim życiu. I kiedy zastanawiałam się co przyjdzie mi z większą łatwością: rozciągnięcie doby do 48h czy wyłączenie telefonu po 17, mój wzrok przykuła książka Richarda Kocha – Menadżer 80/20. Początkowo pochodziłam do niej sceptycznie, głównie za sprawą opisu Zasady 80/20, widocznej na okładce i hasła: pracując mniej, osiągać więcej. Co? Jak? Bez przesady, aż taka naiwna, żeby wierzyć w takie bajki, to ja nie jestem,. Tylko pracując ciężko i długo, mogę osiągnąć sukces! Czyż nie tak to u mnie wyglądało przez ostatnich x lat? Czyż nie tak mówią wszyscy wokół? Jednak kierując się starym, mądrym przysłowiem: nie oceniaj wiadomo czego i wiadomo po czym, zajrzałam do środka. I wsiąkłam.
Z dwóch powodów. Ale od początku.
Czym jest zasada 80/20? Chyba każdy z nas zna koncepcję Pareta. W XIX wieku profesor – ekonomista Vilfredo Pareto badał różne wzorce rozkładów dochodu w Anglii i w pewnym momencie odkrył, że ze wszystkich analiz wyłania mu się schemat nierównej dystrybucji bogactw. Bez względu na to jakiego okresu dotyczyły dane, okazywało się, że bardzo niewielka część populacji cieszy się nieproporcjonalnie dużym bogactwem. Pareto doszedł w końcu do równania algebraicznego, które można było zastosować do obliczenia rozkładu bogactwa w dowolnym miejscu i okresie historycznym.
Zasada Pareta oznacza istnienie w rozkładzie danej cechy silnej koncentracji statystycznej, mierzonej np. przez indeks Giniego. Zasada Pareta w tym ujęciu mówi, że krzywa koncentracji przechodzi przez punkt (0,8; 0,2). Nie ma jednak przy tym żadnych powodów, dla których stosunek ten miałby wynosić akurat 80/20 i rzeczywiście często ma inne wartości. W szczególności dla rozkładu jednostajnego 80% obiektów jest związanych z 20% zasobów. (Wikipedia)
Co więcej, okazało się, że równanie może być równie dobrze zastosowane w wielu innych dziedzinach. Jakich? W zasadzie we wszystkich. Od ciuchów, które mamy w szafie (przez 20% czasu nosimy 80% z nich), przez kradzieże (20% włamywaczy kradnie 80% łupów), po jazdę samochodem (20% przejazdów samochodem odpowiada za 80% całkowitej liczby przejechanych kilometrów). A co najważniejsze dla mnie – zasada ta działa także w biznesie, ponieważ 20% czasu pracy daje 80% użytecznych wyników, a 20% decyzji jest źródłem 80% sukcesu i szczęścia. Brzmi ciekawie? To idziemy dalej – 20% klientów, generuje 80% przychodów. Daje do myślenia, prawda?
Oczywiście w książce te zależności są bardzo wnikliwie opisane. To, co jednak zainteresowało mnie najbardziej, to kilka kwestii związanych nie stricte z zarządzaniem czasem, a … samym biznesem, dokładniej prowadzeniem firmy. Główny wniosek z przeczytanej lektury? Najważniejsze jest myślenie. Paradoksalnie jest to jedna z tych czynności, na które poświęcamy zbyt mało czasu. Wolimy się skupiać na mało istotnych, a wręcz trywialnych kwestiach, które do niczego nas nie doprowadzą. Niby oczywiste, a jednak. I niby ja to wszystko wiem, ale… Wystarczy spojrzeć jak jeszcze do niedawna wyglądał mój typowy dzień pracy.
Pierwsze co robiłam – zdejmowałam kurtkę, witałam się z zespołem, odpalałam kompa i szłam po kawę. Z kawą siadałam do maili, sprawdzania tego co w socialach. To zajmowało mi od kilkunastu minut do nawet kilku godzin. Bezsensu. Parę tygodni temu, kiedy znowu szykowały się nadgodziny, zdecydowałam, że muszę do pracy podchodzić inaczej. Z kawą siadałam zatem do dwóch kartek – jednej z zapisanymi taskami z dnia poprzedniego (sprawdzałam to, co udało mi się zrealizować a co jeszcze muszę skończyć ) i drugiej – pustej, z zamiarem nakreślenia planu dnia. Następnie ustałam priorytety. PRIORYTETY. I teraz najlepsze. Wiecie, że słowo priorytet powstało w XV wieku i przez 500 lat istniało tylko w liczbie pojedynczej? Co dokładnie ten termin oznacza? Wszyscy wiemy – coś, co jest dla nas ważniejsze od innych rzeczy, coś, co wykonujemy w pierwszej kolejności. W XX wieku stwierdziliśmy jednak, że jeden priorytet nam nie wystarcza i zrobiliśmy z niego liczbę mnogą. „Moje priorytetowe zadania”, czyli zadania, które mają dla mnie pierwszeństwo, wykonam je w pierwszej kolejności. A jeśli tych zadań mam 3 czy 5? Mam je porządkować alfabetycznie? Czy stosując zasadę FIFO (first in, first out)? A może, skoro priorytety mają równą rangę, powinnam wymyślić nowe słowo? Np. hiperpriorytet, albo superpriorytet :D Genialne!
I właśnie do tego po części sprowadza się Zasada 80/20. Do ustalenia jednej, najważniejszej rzeczy, którą powinieneś wykonać jednego dnia, aby osiągnąć 80% rezultatów. I znowu, niby trudne to nie jest, a jednak.
Menadżerowie XXI wieku nie umieją dobrze określać rangi swoich zadań. Robią wszystko jednostajnie. Kierują się zasadą 50 na 50, myśląc, że rezultaty wynikają z przyczyn w sposób liniowy, a każdy przychód jest źródłem zysku. Rozumują w kategoriach średnich. Błąd błąd błąd. Jeśli przyjrzeć się bliżej zadaniom, efektywności, przychodom, znowu okazuje się, że większość czynności, które wykonujemy w ciągu dnia jest… bezwartościowa i nie ma większego znaczenia. Ja na to patrzę szczególnie pod kątem rozwoju firmy.
Ale zanim przejdę do meritum jedna ważna rzecz. Klienci. Tak jak pisałam już wcześniej, wg zasady 80/20, 20% Klientów generuje 80% przychodów. Te 20% to tzw. Kluczowi Klienci, których powinniśmy dopieszczać na każdym kroku. To są także Ci Klienci, którzy charakteryzują się cechami, które bardzo lubimy: są z nami najdłużej, doceniają naszą pracę, są najbardziej lojalni i najmniej wrażliwi na zmianę cen. Co więcej – nie mamy z nimi żadnych problemów, tacy Klienci szanują naszą pracę, nie są upierdliwi, nie stosują żadnych zagrywek. I odwrotnie – Ci Klienci, którzy są najbardziej krytyczni, wszystkiego się czepiają, od początku marudzą i nigdy nie wiadomo, kiedy zrezygnują z naszych usług, zajmują nam najwięcej czasu a przynoszą nam najmniej zysków. Jaki z tego wniosek? Nie można wszystkim poświęcać takiego samego % uwagi i czasu. Nasi Kluczowi Klienci powinni być dla nas najważniejsi. Te 80% pozostałych – dużo mniej.
Więc znowu usiadłam nad pustą, białą kartką papieru. Nie wypisywałam zadań do zrealizowania na dany dzień. Nie odpalałam kompa. Wyciszyłam telefon. Rozpisałam sobie to, co przyczynia się do wzrostu mojej firmy. Popatrzyłam z jakiego kanału przychodzi do agencji najwięcej Klientów. Przeanalizowałam także te współprace, które są dla mnie mało atrakcyjne pod kątem poświęconego czasu/przychodów. Mam jasny cel. Chcę iść do przodu, więc muszę koncentrować się na najważniejszej dla mnie, jednej rzeczy. Odrzucić wszystko inne. Ustalić jeden, jedyny priorytet i wokół niego wszystko budować. Nie rozpraszać się mało ważnymi kwestiami, które nie sprawią, że nic się nie zmieni. Nie wiem czy mi się uda, ale będę dążyć do tego, aby być menadżerem 80/20. Wam też to polecam. CDN.
Dziękuję wydawnictwu MT Biznes za dostarczenie książki, która zainspirowała mnie do tego wpisu.
